关于公司全体员工费用使用及报账制度

关于公司全体员工费用使用及报账制度

一、 目的

为加强费用管理力度，规范费用报销制度，确保更好开展工作，有效节约成本，特制订本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各个部门。

三、报账流程

经办人—分管部门经理—财务室—分管领导—总经理—总顾问、总监—董事长

四、出差管理

1．员工因公出差，必须填写《出差报告》、《员工外勤单》、《费用借支单》，报部门经理同意，总经理审核签字批准，否则予以旷工处理。

2．员工出差结束三日内必须完成《出差报告》的《出差总结》部分，并在三日内粘贴好《费用报销单》，同时归还剩余资金，未于3个工作日内报销者,财务部门应在工资中先予扣回,待报销时再行核付。

五、差旅费要求

差旅费是指公司员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。

1．员工出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具，特殊情况经公司领导批准后，可选择飞机。违反公司规定使用交通工具，超出部分由个人支付。市场交通工具应使用公交车、中巴等，如因特殊情况，可以乘坐出租车，需在票据上注明起始地点和原因，并在票面背后写清乘坐时间和具体金额。

2. 员工出差驾驶公司专用车，所产生的油费（油票上面需注明加油的起始里程数，出行地点，目的），过路费等相关费用实报实销。

3．员工出差期间，标准内的住宿、生活费用实报实销。

4．员工外出期间产生的公务费等，如邮电费、文件复印费、传真费，实报实销。

六、备用金管理

1．根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，借支额度根据实际情况确定，本公司不接受员

工因私借款。在财务部门填写“借支单”，交由总经理室审批签字后再交由出纳支付，必须知会

2．备用金借支后应及时冲帐，备用金占用时间应不超过15天，如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经总经理同意后方可延期，最长不可超过一个月。

3．对于长期占用备用金的，财务部将从员工的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。

4．费用报销实行实名制，即费用报销的经办人必须是该项费用的实际经办人。

5．财务部门必须严格把关，对所报票据的合规性、合法性负责。对无法取得符合规定票据及遗失原始票据的，必须由经办人提交详细的书面说明，并由经办人和证明人共同签字后，按报销审批权限及程序办理报销手续。

六、报销管理

1．各部门人员及时汇总费用及时报财务部门，零星费用原则上每半月报销一次，各部门人员的报销票据由各部经理签字，财务人员审核金额无误签字，总经理签字，报总顾问、总监知晓同意后，最后交由出纳支付（出纳人员支付该笔费用前应查阅是否存在《借支单》未冲销），对于没有完善签批流程的任何单据，财务部门有权拒绝受理。费用报账金额超过一万元，或该笔费用对于公司影响较大，需经由董

事长签字同意，若董事长因事不能签字，需由董事长电话通知财务先进行支付，待日后补签。

2．费用报销单应严格按照实际情况真实票据分类别粘贴原始凭证（如交通差旅费，生活费，车辆使用费等）。

3．单据报销填写和粘贴方法：

填写内容按照《费用报销单》单上的要求填写。

粘贴注意事项：将各类车标按面额的大小分类粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。

粘贴注意事项：原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况，或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况。

充抵票据与正式发票分别粘贴，不能在一个报销单中报销。

此制度适用于公司全体员工，本制度解释权归财务部，本制度未尽事宜再行修订

二零一三年十月二十三日