《大连市机关数码照片档案管理规范》(大档发〔2008〕39号)

档案管理

大档发 2008 39号

关于印发 《大连市机关数码照片

档案管理规范》的通知

各区市县档案局（馆）、开发区档案处（馆），市直各单位档案部门：

随着信息技术的不断发展，我市各级机关在各项工作活动中产生了大量的数码照片。为保管和利用好这些珍贵的档案资料，我局制定了《大连市机关数码照片档案管理规范》并转发给你们，请认真遵照执行。 附件一：数码照片目录

附件二：数码照片移交、检验登记表 附件三：数码照片光盘目录 附件四：数码照片光盘封面格式

大连市档案局 2008年12月11日

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大连市机关数码照片档案管理规范

1范围

本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的数码照片的形成、积累、整理、归档、保管、利用、移交的原则和方法。

本规范适用于大连市各级机关、人民团体，其他单位可参照执行。

2定义：本规范采用下列定义

2.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘、存储卡等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。

2.2数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。

3归档

3.1归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

3.2归档要求

3.2.1形成部门负责对归档的数码照片进行收集整理，按规范要求编写文字说明，编制数码照片目录，定期向本单位档案部门移交，并办理移交手续。

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3.2.2归档的数码照片、文字说明二者应齐全。文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。

3.2.3数码照片收集时应统一将其转换为TIFF、JPEG格式，有特殊压缩参数的要说明。

3.2.4拍摄的数码照片像素数应在300万以上，扫描的数码照片线数应不低于600dpi。

4分类：

数码照片采用年度分类法。 5整理

按年度建立数码照片文件夹，文件夹内存放归档的数码照片，一组关系密切的数码照片存放在同一个数码照片文件夹内。

6存储

6.1一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同归档年度的数码照片不应存储在同一盘载体中。

6.2推荐采用一次写光盘作为数码照片的存储载体。禁用软磁盘、移动U盘作为数码照片的存储载体。

6.3 将数码照片写入光盘进行存储时，遵循如下原则： 6.3.1 刻录光盘时要采用整盘刻录的方式，不得使用多段刻录等方式。

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6.3.2 数码照片光盘存储采取树形结构，每张光盘只有一个根目录。在光盘上采取多级目录管理。

6.4每张光盘的根目录下有说明文件、数码照片文件夹、数码照片目录。数码照片光盘具有如下信息组织结构：

6.4.1说明文件

6.4.1.1文件内容：有关存储载体的各种信息。包括全宗号、盘号、全宗名称、形成时间、张数、套别、制作人、审核人、制作时间等。

6.4.1.2文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312的规定。

6.4.2数码照片文件夹

6.4.2.1文件夹内容：存放归档的数码照片。 6.4.3数码照片目录（见附件一）

6.4.3.1文件内容：数码照片目录的电子版本，目录内容对应数码照片文件夹中存放的照片。

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6.4.3.2数码照片目录项目包括照片号、责任者、照片题名、拍摄时间、摄影者、备注。

6.4.3.2.1照片号：一张光盘保存的数码照片从“1”开始编制照片号，数码照片编号采用：盘号+照片号的形式，盘号和照片号各为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。 如1号光盘第9张数码照片应命名为00010009.jpg（数码照相机照片）或00010009.tif（扫描照片），其中第1-4位为盘号，第5-8位为照片号。

6.4.3.2.2责任者：形成数码照片单位的全称或通用简称。

6.4.3.2.3照片题名：简明概括的反映数码照片的具体内容，包括时间、地点、人物、事由、背景等要素。

6.4.3.2.4拍摄时间：数码照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字表示，如20080303。

6.4.3.2.5摄影者：数码照片的拍摄人。 6.4.3.2.6备注：注释需要补充和说明的情况。 6.5重要的数码照片应冲洗出一套，按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求，进行归档管理。

7编目

7.1数码照片光盘封面（见附件四）：光盘的包装盒上应加贴数码照片光盘封面。封面内容包括全宗号、盘号、张

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数、制作人、制作日期、审核人、软硬件环境、套别、光盘题名等。光盘封面使用符合要求的书写材料填写。

7.1.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 7.1.2盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 7.1.3张数：光盘内数码照片的数量。

7.1.4制作人：制作数码照片光盘的人员姓名。 7.1.5制作日期：制作数码照片光盘的时间。 7.1.6审核人：检查数码照片光盘质量的人员姓名。 7.1.7软硬件环境：识别或运行电子文件的软硬件环境。 7.1.8套别：填写A、B、C。其中A表示封存保管，B表示提供利用，C表示异地保存。

7.1.9光盘题名：单位名称+****年+ 的数码照片文件。 7.2数码照片光盘目录（见附件三）：数码照片光盘目录应逐张光盘编制，数码照片光盘目录项目包括全宗号、盘号、题名、起始年月、终止年月、张数、备注。

7.2.1全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。 7.2.2盘号：按形成时间从“1”开始编制流水号。 7.2.3光盘题名：单位名称+“****年”+ “的数码照片文件”。

7.2.4起始年月：光盘内数码照片的最早拍摄年月，用6位阿拉伯数字表示，如200801。

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7.2.5终止年月：光盘内数码照片的最晚拍摄年月，用6位阿拉伯数字表示，如200809。

7.2.6张数：光盘内数码照片的数量。 7.2.7备注：注释需要补充和说明的情况。 8移交

8.1移交检验 数码照片形成部门在移交之前应对归档的载体及其技术 环境进行检验，检验项目包括载体是否清洁，是否有划痕；数码照片的真实性、完整性和有效性。合格率应达到100%。

8.2移交手续

交接双方验收合格后，填写《数码照片移交、接收检验登记表》（见附件二）。一式两份，交接双方各保存一份。

8.3移交进馆

各单位应定期将数码照片向同级国家档案馆移交，移交时按档案馆有关规定办理。

9保管

9.1数码照片光盘应一式三套，一套封存保管，一套查阅使用，一套异地保存。标识方法见7.1.8。

9.2避免擦、划、触摸光盘的记录涂层。

9.3光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。擦拭光盘去除光盘上灰尘、异物、污

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斑、指纹和液体，应使用干净的棉布从光盘的中心沿半径方向朝光盘的外缘擦拭，禁止沿光盘的圆周方向擦拭光盘。

9.4光盘应竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。

9.5光盘的标签粘贴在光盘的包装物上，不得直接在光盘上粘贴标记。

9.6光盘的存放环境要远离强磁场并与有害气体隔离、避免紫外线照射，环境温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。

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