社区档案工作存在问题及对策

对社区档案工作的几点思考

社区档案工作存在问题及对策

2007-05-12 19:13

北京市东城区开展社区居委会建档、达标工作已有3年多的时间，这期间，得到区民政、各街道办事处有关科室、人员的大力配合，使社区居委会档案工作得以顺利进行。在工作中，也发现存在着一些问题，应在今后工作中引起注意并加以改进：

1.社区居委会档案工作需与居委会的日常工作作好结合点

社区居委会工作人员少，工作多且杂，没有专门人员负责文件材料的收集、整理，刚开始开展社区居委会建档工作时，一些社区居委会工作人员不理解，认为又多了一项工作，只有当保存的档案资料在实际工作中发挥作用后，才真正地调动了社区居委会人员开展档案工作的积极性。事实上，开展档案工作不应成为社区居委会工作的包袱，应成为社区居委会工作的有机组成部分。开展社区居委会档案工作不能靠行政命令，应采取教育、引导的方式，使社区居委会的人员掌握在日常工作中既完成工作又及时积累档案材料的窍门，养成平时收集的习惯，找好结合点，从而使社区干部自觉地做好档案工作。

2.突出社区自身的特色

社区居委会工作不同于一般的政府机关，主要是进行自治管理，不能盲目地照搬机关档案管理模式。目前一些社区居委会的档案资料主要是一些事物性的记录，缺少特色，并且还没有确定保管期限。在开展档案工作时，应突出社区居委会工作自身特点，如社会管理职能、社会服务职能，突出地域文化特色、历史特色，在档案的管理方法、管理程序、管理程度上都应与一般政府机关的档案工作有所区别。例如，在文件材料的收集范围上，应有社区居委会工作的特色，重点收集反映本区域人文、地理、知名人士等的文字、照片；在划分保管期限时，注

意把握好尺度，把握有重要保存价值的与只作为近期内参考利用的两者之间的区别，将有重要价值的档案材料的保管期限适当延长，将近期查考的档案资料的保管期限缩短，如区域划分、人口情况等可长期保管，文体活动的材料保存5年即可；在文件材料的整理上，力求简便、易行，简化整理的环节，如采取不装订立卷，利于工作人员的管理及方便利用。

3.实现有的社区居委会文书档案分类方案等管理制度进行适当调整

《东城区社区居委会文书档案分类方案》是1999年制订并推行的，大多数同志对其持肯定态度。但由于社区居委会职能时有增减，特别是其社会化职能不断加大，管理内容不断丰富，相应的档案分类有时不能涵盖，应给予及时的调整。如在大力加强社区党建工作时，形成的一系列党员管理登记表及反映社区党支部工作的文字，应及时作为归档文件进行收集，并单独分类。此外，个别类别的内容有交叉，如青少工作，在不同的分类中都有涉及，在实际操作中应允许灵活掌握。

4.作好协调工作，使档案材料的管理形成统一的整体

一些业务主管单位，如妇联、老龄工作办、体协等单位，在年终进行考核、评比时需要居委会提供文字材料，且他们提出的整理要求与目前社区居委会实行的文件材料的整理要求有出入，如要求文字后面粘贴相应活动的照片，而我区社区居委会实行的是文书档案与照片档案分别管理；再如将某一问题几年来的所有文字材料装订一本，而我区社区居委会文书档案实行不装订立卷，并且是每年按照类别顺序排列，若查几年来某一问题的档案，则需要从不同年份寻找，用完后档案的归位稍嫌繁琐，从而产生一些矛盾。各相关主管部门加强协调，社区档案的管理应统一一个标准，不要各部门各自为政，这样才能减少基层的工作负担。

5.社区居委会合并后，原档案材料的归属、交接问题

目前，北京市正在进行居家委会的整合，在合并过程中，一些居委会在合并时不知如何处置档案材料，应及时给予指导。如在合并工作中，注意档案材料的交接及新组建的社区居委会形成的新档案的编号排列问题。此外，在实际工作中

还存在着档案装具规格不统一、归档文件纸张不规范、档案工作资金投入能否保证等问题，都需要在今后的工作中加以解决。开展社区居委会档案工作既是一项创新，更是一项长期的工作。城市管理步伐的加快，也为社区档案的发展创造广阔的空间。针对存在的上述问题，档案行政管理部门要进行认真研究，进行回顾、反思，统一认识，在今后的工作中继续树立服务意识，发扬创新精神，继续加大社区居委会档案工作力度。