档案管理借阅制度

.. . .

公司档案管理及制度

第一条：总则

本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、销售合同、音像资料。包括：国家政府部门重要公文、销售合同、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他档案（人事档案由人事部自行管理）。公司对档案实行集中管理。

第二条：档案管理架构

公司档案管理由办公室主管，并设有档案室

档案室由办公室档案管理员负责管理。

档案室负责公司全部重要档案原件的管理。各部门由兼职

档案保管员负责档案的收集、整理和移交工作。

第三条：档案分类

文书类档案

政府部门各类文件

公司对外、对各类正式发文

法律公文

项目文件

工程技术类

工程档案

销售档案

开发档案

财务类档案

. 学习.资料.

.. . .

公司各类证照

第四条：归档工作流程

一、档案工作分为七个环节：收集、整理、鉴定、保管、编

目、检索、统计。各部门以工程项目为单位，按档案分类

要求，在第一时间将文件、证照原件整理后，负责移交至

公司档案室归档。

二、各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责

人审签后，及时交送公司档案室备查，并依据要求将档案

原件移交公司档案室。如部门确需留存原件的，应与公司

档案室办理借阅手续。

第五条、归档要求

一、归档文件必须完整齐全。

归档文件必须按规定分类整理、编目。

档案编目

文书类档案：年度+（项目）部门+案卷号

二、文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，就先补整、裁切、

折叠，使其整齐划一。

第六条、档案借阅、移交

一、档案借阅者必须做到：

1. 爱护档案、保持整洁、严禁涂改。

2. 注意安全，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

二、部借阅程序

. 学习.资料.

.. . .

1. 各部门经办人根据业务需要借阅档案时，就填写《档案

申请借阅单》，经其部门主管、办公室主任、副总核准

后向主管档案人员借阅。

2. 档案管理人员接到《档案申请借阅单》，经核查后取出

该项档案，并于《档案申请借阅单》上注明其借阅时间，

将档案交于借阅人员，《档案申请借阅单》由按归还日

期先后整理以备催还。

3. 在档案室当场借阅者，免填《档案申请借阅单》。

4. 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案归入档

案夹。《档案申请借阅单》由档案管理人员留存备查。

5. 《档案申请借阅单》以一案一号为原则，借阅时间最长

以一周为限，如有特殊情况就延长借阅期限时，应按

借阅程序重新办理。

6. 借阅人员对于所借档案，不得抽换增损，如有拆开必要

时，亦须报明原因，请管理档案人员负责处理。

7. 借阅人员借阅档案，应于规定期限归还，如有其他人员

借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自接受。

8. 借阅档案限与经办业务有关，如借阅与经办业务无关之

案件，应经相关部门主管同意。

9. 各部门只能借阅本部门形成档案，若跨部门借阅，须经

各主管部门负责人批准。

三、外部借阅程序

. 学习.资料.

.. . .

1. 公司档案室档案原则上不得外借其他单位，如确需外

借，需经公司主管总经理批准。借阅档案、证照一律办

理借阅手续，档案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、

复印及转借他人。

四、移交

公司档案管理人员在调离岗位、或离职时，由办公室主

作负责监督办理档案交接工作，将档案移交表填写清楚。第七条、保管和制度

1. 存放档案的档案柜排放整齐：采用统一档案盒，且要求

标识明确。档案保管要做到防火、防光、防尘、防盗、

防鼠、防潮。

2. 档案的严格执行档案制度，采取相应保管措施。销毁档

案要由专人监督，防止泄密。

3. 节假日期间，档案库房、档案柜要加封条。

4. 公司档案密级分为绝密、、秘密三个级别，绝密级档案

原则上禁止借阅。

5. 档案保管期限，分为长期，指15年以上，较长期，指

10年，分为短期，指3年以上。

6. 经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对将批准

的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料

做好登记，并归档，登记表要永久保存。

. 学习.资料.

.. . .

7. 在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副总或办公室

主任指定专人监督销毁。

第八条、附件

《公司档案资料销毁审批表》，《公司档案资料销毁登记表》，

《公司档案资料归档登记表》，《档案借阅申请表》。

. 学习.资料.

.. . .

附件一：

档案资料借阅流程图

. 学习.资料.

.. . . 附件二：合同档案资料归档登记表

. 学习.资料.

.. . .

附件三：

档案借阅申请表

. 学习.资料.

.. . .

附件四：

公司档案资料销毁审批表

. 学习.资料.

.. . .

附件五：公司档案资料销毁登记表

. 学习.资料.