国库会计档案电子化管理问题刍议(2)

（三）国库会计档案电子化管理势在必行

随着电子信息技术的发展，电子档案以大容量的数据存储、精确的数据保证、便捷的检索功能促使国库会计档案向电子化管理模式过渡，电子数据的存储、传递、利用等优势使电子档案替代纸质档案成为必然。

三、推动纸质档案向电子档案过渡的意见及建议

（一）建立科学的电子档案管理系统

国库核算数据的高度集中，为各类国库核算数据的电子存储提供了有利条件，国库部门应根据新办法要求，积极开发和建立科学的电子档案管理系统，建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，使各级国库能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，高效利用电子会计档案。

（二）设立电子签名审签程序实现电子档案安全管理

电子档案在管理中存在容易销毁、丢失、篡改、破坏等问题，环境影响、意外事故、自然灾害、人为破坏都有可能给电子档案管理带来难度，因此需采取有效措施来避免这些因素给电子档案带来的损害。为此，国库电子会计档案一方面需设定经办、复核、审批等必要的电子程序；另一方面建立电子档案备份制度，分别保存制度，有效防范存储介质失效、自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（三）建立档案电子化管理制度

电子档案的管理一方面需建立移交、保管、调阅、传递等环节的管理流程，由计算机等电子设备形成、传输的数据和信息整理完成后应按照制度规定刻录光盘、备份，分类进行存放，管理人员应根据介质特性定期检查复制、维护，确保档案的完整性和安全性；另一方面制定严格的管理制度，如法律、法规授权的外部单位查阅国库会计档案时，应持有效证件和文件，经国库核算部门、档案保管部门负责人审核并报单位负责人或其授权人批准后，在专人陪同下查阅，管理人员要严格执行电子签名审签制度，规范管理电子档案。

（四）实现纸质历史档案与电子信息并存

国库顶层管理部门应尽快依据新办法，出台国库会计档案管理补充规定，完善新办法中没有涉及的档案内容和管理期限，以便于基层国库及时清理销毁到期纸质档案，减少国库纸质档案储存量，及时对破损、变质的长期档案，以图片、扫描件等形式复制和修复处理，实现纸质历史长期档案与电子图片并存保管。