办公室行政管理工作的“角色”与效率提高

1 引言

办公室行政管理工作是企业管理中最为关键的环节， 主要工作就是管理办公室内的数据、 档案及文书等， 不仅使办公室显得干净整洁， 还能有效提高工作效率。 每一个企业的正常运营都会有许多的数据、 档案及文书， 倘若不对其进行管理，会对后期的工作需要带来麻烦，因此，行政管理工作尤为重要。 但就目前多数的企业来看， 办公室行政管理工作存在行政管理制度不严格、行政管理人员素质能力低等问题，除此之外， 还缺乏相关的体系， 导致行政管理工作不到位， 影响了各项工作的顺利进行。

2 办公室行政管理工作的内容与职能

2.1 主要内容

行政管理工作的主要内容可以分为文书类、档案类和会议类这三大类。第一类就是负责收取、 归类、 发放及存档企业中各个部门的所有文书 [1] 。由于文件在格式、 内容等方面会有所不同， 因此， 管理人员采取存档和处理的方式就有所不同，之后， 根据文书的性质分类， 为后期的使用提供帮助， 避免浪费寻找的时间，从而提高工作效率。第二类就是负责档案保存， 在档案保存的过程中， 由于档案类别很多， 比如图片、 视频等， 这就涉及要对档案进行分类、 整理， 使档案充分发挥作用。第三类就是负责管理会议记录等会议类的文件，不仅要规划会议、 记录会议内容、 管理会议的审查制度及报批制度， 还要进行会议出席人员的分工与统计， 节省时间与资源， 提高会议效率与效果。

2.2 主要职能

第一， 扮演了助手 “角色” 。当企业想要推出新方案的时候， 就需要办公室对新方案进行开发与推行。对企业而言， 办公室不但在重大决策时发挥作用，还会在平时工作中给予意见。 第二， 扮演了参谋 “角色” 。 当企业想要出台政策的时候， 就需要办公室进行工作的调研， 提供有利的依据， 保障政策的正确性。与此同时， 办公室还要收集所需要的资料信息， 在综合决策时出谋划策。第三， 扮演了执行 “角色” 。当企业已经做出决策的时候， 就需要办公室将政策贯彻执行到各个部门中， 再对落实情况进行检查[2]。 提高办公室的执行力， 推进政策的有效执行。 第四， 扮演了协调 “角色” 。 办公室需要协调上下级、 平级间的关系， 使其保证良好的关系， 从而使企业内部工作顺利进行。第五， 扮演了后勤 “角色” 。办公室需要为企业提供所需要的物品， 不仅要做到在有需求的时候去购买， 更要做到未雨绸缪， 使得企业工作更加顺利的进行。

3 办公室行政管理工作中存在的问题

3.1 严格行政管理制度的缺乏

办公室行政管理工作纷繁复杂， 千头万绪。 随着经济的不断发展，办公室行政管理工作在不断发展的同时也暴露出许多不足之处。现阶段办公室行政管理工作的发展与社会的发展严重脱节， 由于缺乏严格的行政管理制度， 行政管理人员的工作表现与工作作风都差强人意， 导致工作效率不高， 企业内部管理经常会出现各种问题， 阻碍企业发展。

3.2 行政管理人员能力水平不高， 且办公室作风建设存在问题

办公室行政管理人员的素质与能力决定了行政工作是否可以有效执行， 但目前， 多数企业单位的行政管理人员的整体素质及专业水平都不高，导致无法有效执行协调行政管理工作[3]。除此之外， 随着形势的发展， 办公室行政管理人员在作风建设上依然存在不容忽视的问题。 比如， 有些管理人员自我进取意识低， 有些管理人员缺乏求真务实的精神， 有些管理人员自律意识差， 给办公室行政管理工作增添了很大的难度。

4 提高办公室行政管理工作的效率措施