浅析会计信息系统初始化的问题

当前，大多数企业不同程度应用各种会计信息系统来减轻财务人员工作强度，提升企业信息化管理水平。会计信息系统应用通常分为初始化、日常处理、期末处理三大环节，财务人员在实际应用中十分重视日常处理、期末处理的正确性，忽视系统初始化设置环节。然而日常操作中涉及的流程、数据完整、账表查询等问题均与初始化环节相关，因此本文以用友U8为例分析会计信息系统初始化过程中的主要问题。

一、会计信息系统初始化内容会计信息系统初始化是指企业在预备实施会计电算化系统时，对具体财务软件投入使用前的初始设置，相当于手工账下的建账工作。初始化分为系统初始化与模块初始化两大类，财务人员在系统初始化实施中应了解会计电算化的特点，注意初始化的关键点、回避常规错误，最终高质量完成系统初始化工作。二、会计信息系统初始化主要问题系统级初始化包括新建账套、编码规则、人员分工与授权、科目设置、辅助核算项目，以及部门往业单位基础数据录入等内容，下面重点分析在各环节初始化过程中常见的主要问题。1.新建账套参数选择问题。新建账套是一个流程化操作过程，包括许多控制参数设置，如选择行业性质、会计科目体系、本位币、管理分类等。所有的参数设置应按照公司的实际情况进行，如供应商是否分类、客户是否分类、是否外币核算等等信息，一旦选择就决定以后的工作设置，并影响相关生成所有账簿格式。

2.编码规则设置问题。会计信息系统中广泛应用代码，如会计科目编码、人员编码、部门编码、往来单位编码等等，既体现规范性又能提高数据输入速度。编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次。以科学设置会计科目为例，实施人员通常将会计科目编码规则设置为：4-2-2-2-2 结构，其中第一个“4”表示总账科目，第二个“2”表示二级明细科目，第三个“2”表示三级明细科目。会计科目体系原则上设置确认后其代码结构就无法再改变，若要修改科目结构只能通过再次建账，而重新建账将丢失已完成的大量初始化数据和已输入的凭证资料。

会计科目编码时需要遵循如下原则：（1 ）系统性原则。财政部已统一制定的各行业会计制度中都系统定义了总账科目及部分二级科目的名称和科目编码，其中总账科目编码长度默认为“4”，因此设定总账科目编码时必须符合财政部门制定的会计制度中的有关规定。（2）唯一性原则。每一个科目代码对应于一个唯一会计科目，不允许出现重复的科目编码与会计科目。（3）可扩展性原则。二级明细科目选择2位共包含了01-99编码范围，因为明细科目的代码范围通常以所含明细科目最大可能达到的个数来确定。例如，“银行存款”科目通常以开户银行及账号为明细科目，从几个至二、三十个；再如，“主营业务收入”、“主营业务成本”、“管理费用”等总账科目下二级明细科目通常不会超过九十九个，所以“2”位代码能满足以后增添同级科目的需求，具有扩展性与灵活性。3.人员岗位及权限设置问题。《会计电算化工作规范》中指出企业实施会计电算化过程中，可以根据内部牵制原则和本单位的实际工作需要设立必要的会计电算化岗位。通常大中型企业和应用大规模会计电算化系统的单位一般可设立电算化主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查、数据分析、档案管理等基本岗位；中小企业可应遵循“不相容职务相分离”原则由会计主管兼任电算化主管和审核记账岗位，由会计人员任操作岗和电算维护岗，单独设立出纳员岗位。

会计信息系统中添加操作人员很简单，但对人员进行授权是件系统化的事情。系统中将用户权限分为模块级、功能级、数据级、金额级等多种层级。例如账套主管具有所有操作权限（模块级）；会计核算岗授权时根据职务相分离与内控制度，授以总账模块（模块级）下凭证填制、修改、查询等（功能级）权限，将与出纳相关的“银行对账”、凭证中的“出纳签字”、主管相关的“凭证复核”等权限取消；而薪资管理模块尽管在用户权限中授与模块级与功能级权限，但考虑薪资数据的保密性，还可以继续细化授与部门、工资项目等数据级控制权限；对于普通业务人员可以细化致数据级、金额级的控制权限。考虑财务数据私密性原则，所以权限设置必须精细不能简单粗暴的授与模块级权限。4.会计科目设置问题。会计科目设置内容包括科目编码、科目名称、科目类型、账页格式、外币核算、余额方向、辅助核算性质等。（1）科目辅助账设置问题。科目辅助核算选项主要用于设置该会计科目是否有辅助核算，目的是实现对会计数据进行多元分类核算，相当于手工账中企业除了总账、明细账之外另设的辅助账簿，为企业提供多样化的统计信息。辅助核算选项包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等等。例如，对“应收账款”、“应付账款”、“预收账款”、“预付账款”等往来科目，企业手工建账时通常以客户或往来单位名称设置明细科目，导致明细科目的数量不同单位差异很大，随着时间推移往来单位可多达成百上千个，前述的“2”位科目编码长度难以满足实际要求，则要将明细科目编码长度增至3 位或4 位，则其他科目编码长度受到影响，也会影响凭证输入速度，影响科目的简洁性。为了解决编码矛盾，理想的解决方案是应用往来客户辅助核算，如选用了辅助核算功能，在编制分录时要求必须录入往来单位关键信息，否则凭证不允许保存。（2）科目参数选择问题。会计科目其它参数如外币、账页格式与企业内部管理相关。例如，单位的经济业务涉及外币则建立科目体系时应将外币考虑进去，系统提供了外币核算的功能，包含外币代码、外币名称、与本位币的汇率等信息；例如，企业存货类科目在账页格式中应选择数量金额式格式。（3）会计科目对凭证填制完整性的影响。凭证填制是日常业务处理中的重要环节，凭证通过审核、记账操作后，数据自动汇总并登记入相关账簿，报表也可以进行取数，所以凭证填制是重点控制点。填制凭证强调凭证的正确性、平衡性、完整性，由于凭证由会计分录组成，所以均与会计科目设置有关。凭证的正确性是指将经济业务正确分解到相应的会计账户中，要求使用正确的会计科目；凭证的完整性是指填制每一笔分录时，除了将摘要、会计科目、发生额三要素填写以外，还需要填写完整的辅助信息。不同的会计科目对应不同的辅助信息。比如“银行存款—工行存款&r …… 此处隐藏：1079字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……