浅谈企业人事档案的收集审核整理与利用

汤晓蓓 中电投电力工程有限公司

摘要：随着我国经济体制的逐步转变，人才的管理体制也由原来的统一调配转变为适应市场经济的新型管理体制，人才可以自由流动，企业和个人可以双向选择。企业人事档案作为人才的标签，是企业人才被发现和利用的重要依据。近年来由于人员的频繁流动，过去企业人事档案的管理体制已不能满足现状的需求，因此如何做好企业人事档案的管理工作就成为摆在我们眼前的一个亟待解决的课题。

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关键词 ：人事档案 信息化管理 规范制度

企业人事档案管理作为企业档案管理工作的一部分在企业生产运营中起着关键性作用，它将企业各类人才的基本信息工作履历书面化，更有利于人才的提升择用，是劳资分配、评定职称等的重要依据。所以，应提高企业人事档案的重视度及管理理念，实现档案管理的科学化、规范化、现代化。

一、企业人事档案工作的现状

1.人员流动频繁，人事档案控制难。当今社会受市场经济影响，流动人员迅速增加，企业不重视人事档案管理，人事档案工作往往由人力资源部一名同事兼职负责。因为企业人员流动性较大，人力资源部同事要负责各方面工作，不能及时更新人事档案，出现“有人无档”、“有档无人”等现象。此外，一些企业委托当地人才市场管理人事档案，这给人才的管理与利用、档案的转递带来了一系列问题。

2.企业效益性致使企业对人事档案重视度低。人事档案只能起到企业内部服务的功能，不能为企业创造明显的效益，这就造成人事档案在一些企业中形同虚设。如果运用信息化手段使档案提供更好的服务，也是值得探讨的问题，只有服务好了，把人用好了，效益也会增加。

3.档案的不透明性使个人对人事档案认识度不够。一直以来人们对自己档案的概念只是一个牛皮档案袋，至于档案袋里的信息内容一无所知，自己的档案都是神秘陌生的，更谈不上对其重要性的认识。很多档案因为知晓度低，企业不重视，往往会成为“死档案”。在网络信息发达，提倡政务公开，信息公开的大环境下，档案的透明度也是档案管理中面临的一个关键问题。

二、人事档案在收集审核中遇到的问题

1.人事档案材料收集制度不完善，收集力度欠缺，审核不严。第一，全面完整的收集材料是做好档案管理工作的前提，严格审核是做好档案管理工作的保证，要体现档案的内在价值，必须重视档案管理和审核，健全收集归档制度，工作主动、及时。但目前很多企业未健全相关制度，收集也未按规章制度执行，往往造成档案的缺失和不全面；审核也只注重外观、格式，不注重档案内容，使得档案材料缺乏精度和准确性。第二，人事档案作为人事管理的信息资料，记录企业人员的工作、学习培训和晋升，是企业工作人员的证明和企业发展的无形资产。目前来说，部分企业对人员档案工作审核不严格，监督不到位，出现档案造假、作弊的情况，导致企业工作人员专业能力、素质层次不齐，影响企业的发展。

2.人事档案管理人员水平能力有限，不了解档案的重要性、管理方式和审核流程。档案管理人员基本上都是由人事部同事兼职，未经过专业培训，所以对档案的重要性、档案管理方式和档案审核流程都不了解，也没有足够的时间和精力投入到档案工作中，就造成了档案入档材料审核不严，归档不及时，严重影响了档案利用水平。

三、人事档案在整理与利用时遇到的问题

1.人事档案管理工作规范性不足。现阶段人事档案管理存在法规滞后，方式单一，模式封闭，内容陈旧，手段落后等问题，整理归档的资料不全面、不准确，一些归档的材料内容形式极其相似，不能准确反映真实情况。

2.人事档案利用意识不足，利用价值不高。目前，社会普遍对人事档案的重视度不足，不重视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的分离，档案材料不完整，不能客观地反应本人的全貌，使得档案的利用价值降低。

四、对人事档案收集审核整理与利用如何改进的建议

1.遏制弄虚作假，确保人事档案的真实性。企业应完善档案管理体制，做好人事档案资料管理的搜集、整理和审核工作；企业应认识到人事档案管理的重要性，对人事档案进行分类管理，保证材料齐全，目录清晰和层次分明；人力资源管理部门应做好人事档案的利用和转递工作，实现企业的人事档案管理的标准化、制度化；坚决遏制人事档案中弄虚作假的现象，从根源上杜绝信息失真。

2.加强企业人事档案管理部门与市场人才机构的联系。企业各个部门之间只有加强交流，保证交流渠道畅通，才能使人事档案信息资源得到合理的运用，优化企业人才优化配置。加强与人才市场机构的联系，吸纳优秀人才，强化企业人才建设，提升企业人才软实力。因此，企业要建立人力资源管理部门与市场人才机构交流沟通的渠道，确保人力资源管理部门发挥其职能和作用，推动企业发展。

3.规范档案制度，推广信息化人事档案管理体系。人事档案的管理工作应从数字化，网络化技术手段着手建立目录数据库，使人事档案得以规范化、标准化、可共享；增强人事档案的内在实用价值；建立相对开放式的人才档案信息服务网络，为人事档案现代化管理构建实用平台，这样既可以提高搜索人才效率也可以降低人事档案的社会管理成本。

综上所述，在新的社会发展形势下，做好企业的人事档案管理工作，不仅仅是企业内部人力资源管理的需要，更是一个企业谋求长期发展，提高人才核心竞争力的需要。要想加强企业的人事档案管理就要意识到管理中的缺陷和不足，并正视缺陷，采取有效的措施来克服缺陷，积极探索档案现代化管理模式，利用先进的网络资源，使企业的人事档案管理逐步地完善化和科学化，从而为企业更好的服务。

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参考文献

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