办公用品管理规定

办公用品管理规定

1 总则

理规定。

1.1 目的:为加强对办公用品申领的管理，规范办公用品使用，做到节约开支、避免浪费，特制定本管

1.2 适用范围:本规程适用于公司各职能部门。 1.3 制定、改废、追加

1.3.1本规程的制定、改废，追加依公司的实际情况而定。 1.3.2行政管理室为此规定的改废、追加、推进和监督实施部门。 1.4 定义:办公用品指日常工作之办公设备、办公必需品及办公易耗品。 2 办公用品申购管理 2.1 办公用品的分类

2.1.1 办公用品分为大件办公用品、办公文具、办公纸张和日常办公用品四种，其中办公文具和纸张

为常用品和控制品。

2.1.2 大件办公用品：办公桌椅、空调、风扇、文件柜、数码相机等价值较大用品。

2.1.2 常用品:圆珠笔(芯)、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、订书订、稿纸、涂改夜、

复写纸。

2.1.3控制品:名片册、百页册、文件夹、文件架、文件袋、装钉夹、计算器、订书机、打孔机、起订器、

笔记本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、荧光笔、标签纸、修正带、胶带、电池、商务贴、票夹、印台（油）、量具、刀具、A4纸。

2.1.4日常办公用品：纸巾、一次性怀、清洁用品、咖啡、茶叶等。 2.2 办公用品采购及入库管理

2.2.1 行政管理室仓管员每月根据办公易耗品的发放、库存情况及各部门每月30日前提出的办公用品需

求申请，编制申购计划，于下月5日前报行政管理室经理审批后，交采购部采购。采购部采购员6日采购，8日交行政管理室仓管员入行政管理室仓库，各部门根据实际用量需求进行审批领用（凭附录《办公用品领用审批表》）。

2.2.2 对于大件的办公用品（如办公台、办公椅等），由行政管理室于每年11月份统计各职能部门次年

的整体需求，经公司审核后交由采购。

2.2.3 行政管理室仓管员负责对办公用品的质量、数量进行验收。凡达不到质量要求或数量不符的应拒

收。

2.3 办公用品的请购

2.3.1 各使用部门根据工作的需要每月申请一次办公用品，依照《办公用品参考表》填写《办

公用品申请单》经本部门主管、经理审核后，将申请单交行政管理室责任者。 2.3.2各部门请购的耐用办公用品需在《办公用品申请单》上备注该物品请购者名字。 2.3.3 已获批准的请购单须于每月30日前递交行政管理室，除因特殊情况需推迟递交的请购

单外，逾期造成的不良后果由部门自己承担。 2.3.4各部门请购单由行政管理室进行物控方可请购。 3 办公用品发放与使用管理

3.1 办公用品的管理和发放

3.1.1 行政管理室设置专门的办公用品放置仓库，设立台帐，总务管理员为管理责任人。

3.1.2办公用品发放时间：每月的8日-12日，由行政管理室仓管员依照领用部门已核准及物控之《办公

用品申请单》核对发放，并由领取人签名。

3.1.3新员工入职后，填写《办公用品领用审批表》（附件），经本部门经理及行政管理室经理审批后，行

政管理室仓管员一次性发放所需办公文具用品。

3.1.4新员工入职一次性领用的非消耗性办公文具，由个人保管。行政管理室仓管员对个人领用的文具建

立个人文具领用台帐。员工离职时对领用的非消耗性办公用品应退回。未退回的，按实际价值（原价扣除使用年限-每年折旧50%），在本人工资结算时中扣除。

3.1.5对部门计划外领用的办公用品，由各使用部门兼职办公文具仓管（文员）填写《办公用品领用审批

表》，并写明超标原因或使用原因，经领用部门经理和行政管理室经理审批后发放。

3.1.6使用部门领取人在领取办公用品时要与发放人当面点清(品种/数量),如有贵重物品要当场确认其

质量性能,如贵重物品在使用一段时间(保修期内)出现质量问题,由行政管理室联络供货商来厂进行检查确认,如属质量问题,可根据规定进行退货或修理,如在使用期间因操作不当或故意损坏所引 起,则由当事人自己赔偿. 3.2 办公用品的维修与重新请购

3.2.1部分低值易耗文具的领用，实行以旧换新，领用人员凭使用后的旧文具换取领用（如笔芯），领用

数量实际需求为准。

3.2.2一些非低值易耗耐用办公用品(如订书机、计算器等)在不能使用时，需填写《内部联络单》或《维

修通知单》交于行政管理室电工组维修。经电工组维修确认不能维修后方可再请购，重新请购的按请购流程执行。

3.2.3行政管理室仓管员发放办公用品时，应做好登记，并建立各部门领用台账，按月统计，做好帐物核

对及办公用品增减情况分析报告，报行政管理室经理审批，确保帐物相符。 3.3 各部门办公用品费用核定及有关规定

3.3.1办公用品根据各部门岗位的工作性质和实际需要制定各岗位消耗金额.

3.3.2 各部门应按行政管理室核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发

放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。

3.3.3 核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用由人事招聘录用室提供人员名

额,行政管理室根据人员变动情况进行调整。

3.3.4各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经本部门经理级以上审核后，报请行政管理

室增加该项费用,经行政管理室核查根据实际情况需要，由行政管理室经理特批增加该项费用。 3.3.5部门可根据行政管理室下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。

3.3.6 各部门请购、领用的办公用品、日常用品将记入到各部门当月部门费用中。 4 其它相关规定

4.1 各部门要控制和合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液等办

公用品重新领用时应以旧换新。凡领取了办公用品的员工，应按规定物尽所用，非消耗用品如属个人原因损毁、丢失的，公司不再配发，由其自行解决。

4.2 凡属公司配备给个人使用的办公用品,在使用者调出或离职时,应将办理办公用品移交或退还手

续，由各兼职文具管理人员（文员）签名确认，否则财务部门应拒绝办理薪资结算。 4.3 本规定从公布之日起生效，之前的相关管理规定同时废止，本规定最终结实权归行政管理部。 5 附则

5.1 本规定由行政管理室负责解释。 5.2 本规定自批准之日起开始执行。 5.3 附录《办公用品领用审批表》。 附录

办公用品领用审批表

个人 部门 申领部门 办公用品名称 领用人 职务 领用原因 工号 申领数量 部门经理审批意见: 签名： 日期： 行政管理室总务管理审核： 签名： 日期： 行政管理室经理审批意见: 签名： 日期： 备注：领用人填写 部门经理审批 行政管理室行政总务管理审核 行政管理室经理审批 领用人凭此表领取文具