如何加强学校档案收集与整理工作的思考

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【摘要】在学校当中，档案工作是非常重要的基础工作之一。一个学校档案管理的好坏是衡量学校管理水平的关键。因此，学校档案的收集、整理工作对于整个学校的发展是非常关键的，科学、系统的档案收集和整理对学校发展教育事业有积极的促进作用。本文通过学校档案收集与整理工作进行分析，对学校档案管理提出一些切实可行的意见和建议。

【关键词】学校；档案；收集；整理

学校档案是指学校从事招生、教学、科研和管理等各种活动的历史记录，它对于学校、学生和社会都有很高的保存价值。一般来说，学校档案的保存形式可以分为文字记录、图表和影像、声像四种，记录载体的不同保存、整理的方式也不尽相同。在学校档案的帮助下，人们能够更好地理解一所学校的历史，珍惜学校的现在，以此基础上展望学校的未来。可以说，搞好学校档案工作对于学校教学和科研的发展、学生和教师的管理都有积极的促进作用。学校日常工作离不开档案管理，本文从学校档案收集与整理工作入手，对学校的档案管理进行研究和探讨。

一、学校档案的收集与整理工作

（一）学校档案的收集

学校档案的收集是指学校档案管理人员按照国家的相关规定，通过接受和征集的方式将本校内部各个部门、个人及分散的社会上的档案收集到本校，藏入综合档案的过程。任何个人和部门不能以任何理由不交档案，收集完整的档案也就成为整个档案工作的起点。在具体档案收集工作上，档案的收集是建立在归档制度上，通过规定明确的归档范围、归档要求和归档时间，保证档案收集工作的顺利开展。在实际工作中，档案的收集工作比较繁琐，涉及全校各个部门和全部人员，通常学校每个部门都有兼职档案员，负责将这个部门及部门所有人员的文件资料进行收集、分类和归档，之后再交由学校档案室进行全校的档案管理工作。对于学校不同的档案，

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在收集归档上也有不同的要求，如文书档案和教学档案要在新学年开始前完成上学年的全部档案归档。会计档案要把每年形成的会计档案及时归档，并及时整理成册。而特种档案要遵守原版、原件的原则，由经办人员按照规定时间及时向档案室移交，进行归档，并进行完整的事件说明及备注。学校综合档案管理人员需要以学期为基本单位，对整个学校的档案进行归档处理。

（二）学校档案的整理

档案的整理工作包括两方面，一是对档案内容进行整理，即对档案文件的真假进行辨别，对档案涉及的活动和资料进行考证，编辑整理档案史料等工作；二是对档案实体进行整理，即将档案进行系统化、条理化的分类、组合、编目及排列，将整体档案整理有序。学校的档案整理一般不包括对档案内容的鉴别和档案涉及活动的考证，通常学校档案整理仅指对学校档案的实体进行整理。学校的档案整理是档案工作的中心，也是重心。档案管理人员需要对全校众多的文件和资料进行系统的整理，将不同的文件分门别类的进行归档或组合，形成一个个不同主题的案卷，档案整理的质量和好坏直接影响今后档案的利用，因此，档案的整理工作是非常重要的，将档案整理形成科学化、系统化和标准化，对整个档案的提高都有积极的促进作用。

二、提高学校档案收集与整理工作的建议

（一）学校要重视档案管理工作提高学校档案收集和整理工作的前提就是学校领导对于学校档案工作的重视。只有学校领导真正认识到学校档案管理的重要性，将档案工作纳入到学校发展计划中，制度明确的责任制度和岗位职责，才能真正实现档案管理工作的提高。

（二）采取灵活的档案收集方法学校的档案涉及类型比较多，资料和文件也比较繁琐，因此在收集种可以采取灵活的收集方式提高收集效率。学

校的日常工作很有规律性，因此形成了很多规律性档案，比如学校学期计划、学年计划、学期总结、招生计划、学生档案等常规档案。对于这些档案可以进行定期集中收集，让学校各个部门的兼职档案员最好先期收集工作，在规定的时间内向学校档案室移交，这样可以节省大量的人力和物力，提高收集的效率。对于学校的一些重要活动和会议，在档案收集上应该遵循及时收集的原则，在每一个活动和会议结束后及时对文件和资料进行规定，以此形成比较健全的档案收集制度。

（三）采用现代化手段进行档案整理在学校的日常工作中，现代化管理手段能够跟好地提高工作效率，将现代化手段引入到档案整理工作中也能够很好的提高档案整理的效率。学校可以将档案整理与办公自动化系统相结合，将档案的信息化纳入到办公自动化的程序中，利用计算机对收集的文件和资料进行自动分类，并建立联网系统，方便档案管理人员查找和整理资料。

(四)培养高素质的档案管理队伍在学校档案工作中，建立一支高素质的档案管理队伍对于提高档案收集与整理工作的效率非常重要。对于档案管理人员来说，首先要具备档案工作的专业知识，明确档案收集与整理工作的原则；其次，学校要及时组织档案人员进行系统的培训，进一步学习档案工作的相关业务和技术。通过对档案管理人员素质的提高，促进档案收集和整理质量的全面提高。

三、结语

总之，学校档案管理工作对学校的整体发展非常重要，档案管理工作人员要认真做好档案的收集和整理工作，对学校未来更好的发展奠基坚实的基础。

参考文献：

[1]李爱芳.浅谈高等学校档案的收集工作[J].图书情报,2009(38)．

2013·1