1.ISO 文件和资料控制程序.

东莞市秋天塑胶材料有限公司第1版第0次修改

文件和资料控制程序---QP4.2-01第1页共5页

文件和资料控制程序文件编号：QP4.2-01

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审核：

批准：

分发编号：

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更改人更改日期生效日期备注原文件更改换页

2005年10月15日实施

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1、目的

对与质量管理体系有关的文件和资料实施控制，确保质量活动和各领域保存和使用有效的质量体系文件和资料

2、适用范围：适用于公司与质量管理体系有关的文件和资料的控制。

3、职责

3.1、品管部是质量管理体系文件和资料的主管部门，负责公司质量文件的管理，并负责质量手册、程序文件的组织编写、及归口档案管理。

3.2开发部负责技术文件、设计资料及外来文件的归口管理。

3.3、办公室负责所有文件和资料的档案管理。

4、工作程序

4.1、控制范围

4.1.1、外来的质量管理体系文件和资料

A、与质量管理体系有关的标准、法规及上级转发的有关文件和资料;

B、顾客提供的与质量管理体系有关的文件和资料.

4.1.2、公司内部质量体系文件和资料

A、质量手册

B、程序文件

C、作业指导书

4.2、控制方式

4.2.1、公司各单位建立有效文件控制清单，对本单位使用的质量管理体系文件报办公室同意后，纳入“档案登记表”，使之得到有效控制。

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4.2.2、办公室负责建立公司“档案登记表”，对公司质量活动和区域使用的

质量体系文件和资料做到有效控制。

4.2.3、技术文件及外来文件由开发部接受审核无误后，并按规定文件下发至相关部门登录、管理签收。

4.3、文件的编写

4.3.1、质量手册程序文件由管理者代表、品管部组织公司相关部门人员编写。

4.3.2、其他质量体系文件由各相关职能部门负责编写。

4.4、文件的审批和发布

4.4.1、质量手册由管理者代表审核，公司总经理批准发布，程序文件由职能部门负责人审核，管理者代表批准发布。

4.4.2、其他质量管理体系文件由各职能部门负责审核，公司主管领导或管理者代表批准发布。

4.5、文件的标识

4.5.1质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。

A、质量手册和程序文件按文件编号规定标识。

B、对非受控文件，加盖“非受控文件”章，以区别受控文件。

C、在文件上标注版次以识别最新文件。

D、对确定作废而需保存作为参考资料的文件，加盖“作废”章，加以标识，

以区别有效文件。

4.6、文件的发放

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4.6.1、质量手册和程序文件分别由总经理、管理者代表批准后，由编制单位填写“文件归档发行审核表”，办公室按发放范围发放并记录。其他与质量管理体系有关的文件由公司主管领导（管理者代表）批准后，由办公室按规定范围发放并记录，并保证与质量有关场所应能得到有效的版本。

4.6.2、文件领用人在“文件发放登记表”上签名并领取注有分发编号及盖有“受控文件”章的文件。

4.7、文件评审的更改

4.7.1、文件在实施中，必要时应进行评审，以确定是否需要更新。如需更换由更改部门填写“文件修改（销毁）申请表”，并被评审。

4.7.2、实施文件更改一般由起草单位负责，因特殊情况（如机构或职责变更），由指定部门或人员负责，该部门应获得审批所依据的背景资料。按规定责任进行更改、审核和批准。

4.7.3、文件的更改采用换版、换页或更改通知单形式并保持更改标识。

4.7.4、更改文件按原发放范围发放。

4.7.5、采用换版、换页更改的文件，作废版本或页码在发放更改版本（页）的同时，由文件发放部门负责收回，登记并销毁。采用更改通知单形式更改的文件，由文件持有者将更改通知与原版本文件共同保管，更改通知单与原版本文件具有同等效力。

4.8、文件的保管、借阅

4.8.1、文件的保管由公司各单位指定专人保管。

4.8.2、质量手册、程序文件不得翻印、外传、外借和对外交流。

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4.8.3、文件应保管在防火、防潮、防霉和清洁的环境，并存取方便。

4.8.4、公司内部人员借阅文件应填写“受控文件申请表”并严格控制借阅范围和收回时限。

4.9、外来文件的复查及作废文件的销毁

4.9.1、办公室负责收集并定期（每年一次）到有关部门查核文件的保管使用情况，对所用的国际标准、国家标准、行业标准以及法律及法规是否为有效版本进行确认，并及时更换过期文件。

4.9.2、作废文件由办公室收回并填写“文件修订（销毁）申请表”，由管理者代表批准后销毁，并留一份作为参考文件，并加以标识。

5、相关文件

5.1、质量记录控制程序………………………………..…QP4.2-02

5.2、作业文件一览表……………………………………..…WI4.2.3-001

5.3、文件编号规定………………………………..………WI4.2.3-002

5.4附件：文件分发编号一览表

6、质量记录

6.1、文件归档发行审核表………………………………………FM4.2-01-01 6.2、档案登记表…………………………………………………FM4.2-01-02 6.3、文件发行登记表……………………………………………FM4.2-01-03 6.4、受控文件申请表……………………………………………FM4.2-01-04 6.5、文件修订（销毁）申请表…………………………………FM4.2-01-05

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文件归档发行审核表NO：

文件名称文件编号版次页数

拟稿单位拟稿人发行日期

需

发

行

单

位

备

注

申请审

核

批

准

文控

中心

FM4.2-01-01第1.0版第0次修改

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档案登记表NO：

序号文件编号文件名称版次发行日期受文单位柜号备注

FM4.2-01-02第1.0版第0次修改

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文件发行登记表

文件名称发行日期

文件编号版次页次

分发编号使用单位发行签收日期旧版回收备注

FM4.2-01-03第1.0版第0次修改

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受控文件申请表NO：文件名称文件编号申请单位

申请原因申请份数

申请理由：

申请人审

核

批

准

文

控

中

心

FM4.2-01-04第1.0版第0次修改

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文件修订（销毁）申请表NO：修订（销毁）

文件名称版本

文件编号申请单位页次

拟稿单位申请日期发行日期

修订（销毁）理由（可附页）：

修订（销毁）内容（可附页）：

评审（意见）：

申请部门批准文控中心

申请人审

核

文

管

员

FM4.2-01-05第1.0版第0次修改

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附件：文件发行分发编号一览表

分发编号文件持有者份数备注000文控员1受控 …… 此处隐藏：1272字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……