用邮件合并制作学生成绩报告单

巧用WORD中的邮件合并功能

数学组 李国春

摘 要：通常学校在学期期末考试后要打印成绩通知单，如果手工对学校几千名学生的成绩进行填写，那是一项非常繁琐的工作。本文根据自己的工作实际，简要谈谈邮件合并在学校工作中的应用以及邮件合并的实现过程。

关键词：邮件合并、学校工作、应用、Word、Excel、Office

随着教育信息化的不断推进，信息技术在学校工作中的应用越来越广泛，极大地提高了学校教育教学工作的效率。本文根据自己的工作实际，简要谈谈邮件合并在学校工作中的应用。

在Office应用中，我们会体会到Word具有强大的排版功能，Excel具有强大的统计功能，那么我们能否将这两大功能联合使用以实现更强大的应用呢？在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化，比如学生成绩报告单、给家长的信、录取通知书、运动会奖状等各类获奖证书。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。

请注意，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它是Microsoft Office中的一个很实用的功能，可以实现Office各组件之间（例如：Word、Excel、Access）综合应用，也可以实现Word与其它数据库之间的综合应用。

邮件合并的实现过程可以先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（Word文档）和一个包括变化信息的数据库（它可以是Excel、Access等）；然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息；合成后的文件你可以保存为一个新的Word文档。接下来我就以打印家长函为例，简要介绍一下Word 2000中

邮件合并功能的使用过程（在Word 2003中操作方法差不多，只是操作界面略有变化）。

一、创建包括所有文件共有内容的主文档，创建过程按常规方法在Word创建“致家长函．doc”，如下：

致家长函

同学之家长，您好！

我校本学期工作已结束，经学校研究决定于2011年8月13日收假。现将您孩子在校表现及假期其他事项函告，请根据其学习和思想情况，配合学校做好相关工作。

学号： 姓名： 班级： 2010/2011学年第二学期

对学生的相关要求

1、认真阅读课内外书籍，拓宽知识面，培养综合素质。 2、抓好各科学习、复习及预习，查缺补漏，总结提高。 3、完成任课教师布置的假期作业。

4、积极参加社会实践和公益活动并承担必要的家务劳动。 5、注意安全，禁止游泳、赌博、斗殴等不良行为。

要省略表格中的标题行，以免邮件合并时找不到合并域名。如下表：

则出现“邮件合并帮助器”对话框。

二、建立数据库，按常规方法在Excel中建立“学生成绩表．xls”，注意不

三、邮件合并

1. 在刚建立的“致家长函．doc”文档中，选择菜单栏的“工具/邮件合并”，

2. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“创建”下拉按钮，选择“分类（C） ”，再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。

3. 在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O) ”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格“学生成绩表．xls”，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏。

4. 把光标置于要插入相应项目的位置，点击“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与“学生成绩表．xls”表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕。域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。

5. 最后点击“合并至新文档”按钮，你会收到意想不到的效果，每个学生的成绩报告单都产生在一个新文档中，再将它保存为一个新文件“致家长函．doc”。

使用邮件合并功能可以做的事还很多，比如学生成绩报告单、给家长的信、录取通知书、运动会奖状等各类获奖证书。它的功能其实就是实现Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。邮件合并功能的使用相当于实现了小型的信息管理系统。