OA项目需求说明书

需求说明书

1 引言

1.1 项目名称

厦门XX科技有限公司OA选型及实施

1.2 编写目的

本需求说明书是为了购买OA系统而编写，主要面向公司全体员工、系统供应商和实施人员。

本说明书是整个系统购买和安装的依据，它对以后阶段的工作起指导作用。本文也是项目完成后系统验收的依据，同时本说明书还是《用户使用手册》的编写依据。

1.3 项目背景

伴随着计算机技术、网络技术逐步的渗透到我们的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足发展的需要，影响领导的决策和业务的发展，迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源，实现办公的信息化，加快内部的信息流通与信息的有效利用。 公司OA系统可以逐步实现办公流程（涵盖行政、人事、采购、品质、财务报销）规范化和无纸化，节省时间、提高效率，流程的责任人可以方便地查询流程的执行情况和每一步的执行状态以及减少人为失误。

2 任务概述

2.1 组织结构

公司有总经理一名，旗下设置有总经办、管理部、财务部、业务部、研发部、品管部、资材部和生产部8个部门，每个部门有数名员工，如下组织结构图所示：

2.3 运行环境

客户端（win7及以上、android1.5及以上、ios6.0及以上）

Web服务器：Apache2.2或IIS7.0

数据库：SQLServer2005

数据库服务器操作系统：Winsvr 2008 R2

2.4 约束条件

①软硬件及二次开发的费用不可超过费用目标。

②项目在双方一致同意的情况下可适当提前，项目不可推迟。

③《项目范围说明书》中描述的任何细节都必须得到实现。

④公司仅能保证项目负责人一人全面配合项目进行。

3 功能需求

3.1 行政办公需求

3.2 人事需求

考勤管理

与多台考勤机关联设置上下班签到时间，批量设置休息 日、导入、导出，自动统计加班工时，生成考勤日报、月 报，查询、自定义打印统计报表，记录员工的考勤异常情 况，记录请假信息。支持设置排版类型。

请假管理

自动生成假单，审批，请假信息自动与考勤关联(包括年 假管理),信息自动汇总，员工可随时查询自己的请假情 况。

人事相关流程

包含请假、用人需求、转正申请、调岗申请、调薪申请、 离职申请、上岗申请、加班申请、外出申请，可直接调用 系统的模板表；

合同档案管理 人 事 需 求

对档案进行信息化管理与统计分析， 合同到期、 员工转正、 退休的预警，预警时间可设置。记录劳动合同、技术合同 以及保密合同等的签订、续约、变更、终止，并可设置到 期提醒功能。 建各种不同合同版本， 供订立、 变更、 解除、 批转。 劳动合同分类统计，并转入档案等模块，合同到 期自动提示。

薪资管理

通讯费导入以及工资条发放功能， 导入集团电话系统的话 费数据， 自动计算话费并汇总， 花费报销额度的灵活设置； 允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流程， 工资条通过内部邮件和手机短信发放；统计员工薪资变 动。

人才库简历管理 (与浏览器结

1.部门的岗位需求登记、审批流程。即时信息提醒 2.发布招聘信息，以不同职位、人数而选择不同招聘方式

合，可完成 OA 系 把信息发出去。 统与浏览器的数 据传输) 3.随时显示职位空缺信息，针对不同的职位空缺，提供基 本信息、职位说明、对职位的具体要求、申请该职位必备 条件等的管理。提供岗位招聘模板，批量导入。

3.3 公文管理

公文公告：

1、发布公司内部新闻及公告通知，可按照公告通知类别分配给有权限的用户查看，每条公告通知可以记录哪些用户查阅过。

2、管理员管理公告通知类别，类别可以按照树形结构分为多级。可以设置每个公告类别的查看权限，没有权限的用户不能查看该类别下的公告通知。

3、管理员管理公司内部发布的新闻与公告，只有状态为已发布的，用户才可以看到，

4、具有批量发布和取消发布的功能，每条公告可以上传一个附件，重要的公告通知可以设置置顶。

5、普通员工查看公司内部发布的新闻与公告，列表中的未读公告会加粗显示。每条公告可以看到有多少用户查看过，分别是谁，属于哪个部门。

文件管理：

1、文件能够分部门存档，在系统上可对文件直接进行查看和修改。可查看文件的历史操作记录（如：修改日期，修改人，修改内容等）细致的权限控制功能。

2、文件通过系统进行会签和盖章。支持电子签名，数字印章；

3、文件的发放、回收、版本更新、作废、销毁等

3.4 客户管理（客户资料与ERP系统对接，实现信息共享） ①对客户资料列表进行管理和统计，如：可按国家、客户类型等信息分类查询统计分析客户资料，按业务员的负责情况分类；

②重要客户统计、查询（已对客户评好等级），年度、季度、月度新客户统计查询；

③客诉管理。客户投诉录入，年度、月度、季度客诉数量统计查询，客诉处理状态更新（即可编辑，跟进处理进度），客诉损失统计；

④客户特殊要求管理。客户特殊要求录入，年度、季度、月度客户特殊需求统计查询，客户特殊需求处理状态更新（可编辑），客户特殊需求费用统计查询，最终数据汇总；

5.售后服务与集团电话系统的对接

3.5 销售管理（销售订单信息，费用与ERP系统对接，实现信息共享）

1、销售数据管理。年度、季度、月度销售额统计查询；区域客户销售额统计查询；客户销售额排名；单个客户某一时间段的销售统计查询，新客户年度、季度、月度销售额统计查询，各业务员年度、季度、月度销售额统计查询；各机型年度、季度、月度销售数量统计查询，能直接和ERP系统对接，两边的数据信息一致；

2、业务部费用管理。业务推广费用查询统计；业务部年度、季度、月度基本费用统计、查询；每笔订单的金额与操作费用统计、查询；差旅、招待费用统计、查询；其他费用统计、查询；并汇总；

3、系统中可直接对K3ERP系统进行简单的操作，如对单据的审核、驳回、反审核等等，下单，选择性发送到ERP。

4、用户可对信息流信息作批量处理，对信息流中的冗余信息进行消除。

3.6工作流需求

流程建立步骤

流程管理：

审批管理：

3.7其他需求

3.7.1 系统管理需求

3.7.2信息管理

1、信息交流：

有信息编辑器，编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递，也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办。

用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理，可浏览、修改和删除信息。

2、企业论坛：可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论

3、文章的发布和编辑

1、图文混排或提供丰富、个性、时尚的信息元素，因此对信息进行格式化信息高效传达的重要方式。

2、信息编辑器就能够方便、快速的对网站信息内容进行编辑加工，不需要专业知识，也能发表图文并茂的专业级的信息内容。

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