质量体系文件和人力资源程序管理程序

质量体系文件和人力资源程序管理程序

程序文件

版本号：B

文件编号 QP04-01

质量体系文件管理程序

编 审 批

制 核 准

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过程目的

建立文件编制、审批、发放、更改、回收和销毁的统一管理办法，防止不适用或旧版文件、作废文件的混 用；保证文件的符合性、适宜性和有效性。

2 3

过程范围适用于本公司质量体系文件、技术文件(包括外来文件)等的控制。

术语和定义3.1 体系文件：质量手册、程序文件、体系管理规定、记录、体系报告与质量管理有关的各类文件等。 3.2 技术文件：产品标准、图纸和资料、检验指导书、作业指导书等。 3.3 受控文件：在公司内部使用或提供给供方的指导性文件。受控文件版本必须受到控制，以确保现场 只拥有并使用现行有效版本。

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作业流程否 是 是 否 否 否 否 是 否 否否 否 是是 是是 是 否 是 是 否

营销科 公司办 公司办 最高管理者 担当部门

公司办、技术科

公司办 相关人员 相关人员 部门主管 副总经理 管理者代表 董事长、总经理

入 顾客信息，顾客要求 法律法规 质量信息 质量体系策划 业务流程 要点及记录 4.1、文件编制、审批、发放流程 1.1.1 文件包括质量手册、程序文件、体系管理规 定、技术文件、电子媒体、资料和记录表格； 1.1.2 按受控要求分受控和不受控两类； 文件分类 1.1.3 按归类要求体系文件，由公司办管理;技术文 件由技术科管理 ； 1.1.4 外来图纸、标准由技术科管理； 1.2.1 质量手册编制； 编制 1.2.2 程序文件编制； 1.2.3 作业文件编制； 1.3.1 作业文件审核； NG 1.3.2 作业文件批准； 审核/批准 1.3.3 程序文件审核、批准；质量手册审核；OK

输否

1.3.4 质量手册批准； 1.4.1 受控文件注明发放号并加盖“受控”印章;发 放代号：总经理-01;管理者代表-15;公司办-02; 技术科03;营销科-04;生产科-05;品质科-06;动 力组-07;财务科-08;成品仓库-09;半成品仓库10;材料仓库-11;外协厂-12;副总-13; 注：如有其他人员需求按其流水号进行排列。 1.4.2 作废文件加盖“作废”标识，作废保留文件 加盖“作废保留”标识，并单独存放； 1.5.1 确定发放范围，并填写文件发放登记，审批 后交公司办(技术科)办理发放手续； 1.5.2 确认发放范围；建立文件发放登记； 1.5.3 文件归档时由归档人送公司办存档并填写《 文件归档记录表》公司办或技术科及时将该文件或 资料纳入归档案中。 1.5.4当人员更换时，文件应即时移交、收回，当新 员工招进公司上班之后，应即时将有关文件发放给 新员工。

文件标识 公司办

文件编制部门文件发放/归档

公司办

2005年

月

日发布

2005年

月

日实施

第 1 页，共 4 页

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版本号

:B

文件编号 QP04-01

质量体系文件管理程序编制/日期 d h 审核/日期

编 审 批

制 核 准

修订状态 a e b f c g

批准/日期

2005年

月

日发布

2005年

月

日实施

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版本号：B

文件编号 QP04-01

质量体系文件管理程序业务流程 1.6.1签收/登录

编 审 批

制 核 准

担当部门 接收部门 公司办

要点及记录 归档文件填写文件归档记录； 建立公司受控文件清单；

1.6.2

4.2、受控文件更改/复制/作废/配备流程 2.1.1 使用部门申请

文件更改时,填写《文件更改申批表》; 使用者丢失文件后,重新办理领用手续；

2.1.2

2.1.3 为法律和/或积累知识的目的,所保留的任何 已作废的文件, 经批准后妥善保存； 文件编制部门 (见1.2流程)NG

审核/批准OK

2.2.1 原审批部门(见1.2流程),若指定其它部门 审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资 料； 2.2.2 文件换页更改时，更改处字体需变更为黑体 加粗倾斜； 2.2.3 换版时，文件需重新审批、会签和打印，并 注明新的版本号； 2.2.4 文件更改时需在文件更改记录中注明更改状 态；更改状态依修改顺序为：a、b、c…; 2.2.5 。 填写《文件更改申批表》,2日内完成更改

公司办

文件更改/复制

文件使用部门 公司办

文件签收

公司办

2.2.6 过期、失效或作废的文件应及时从使用现场 撤出、收回，并标识其所处状态以防误用；文件回收/更改

2.2.7 文件的更改公司办应在加以记录；并填写《 文件回收记录表》; 2.2.8 保留一份失效的文件以供必要时查阅文件的 演变过程； 2.2.9 对收回/到期且无保存价值的文件， 由保管 部门经管理者代表批准后销毁；

公司办

处理

4.3、外来文件的管理 外来文件 技术科评审

3.1.1 填写外来文件审阅单并组织公司办、生产科 、营销科等相关部门进行评审；评审应在5个工作日 内完成。 3.1.2 成。 评审结论的批准；批准应在2个工作日内完

技术副总

批准

公司办

文件归档/发放

3.1.3

依据评审结果归档或发放。

文件归档/发放 外来文件 评审

2005年

月

日发布

2005年

月

日实施

第 3 页，共 4 页

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编 审 批

制 核 准

文件归档/发放 外来文件 4.4 文件的管理 评审 4.1.1 文件(包括电子媒体形式)经签署完毕后，原始文件交文件管理人员登入归档登记台帐，存入电子媒体 的文件也应由文件管理人员进行归档登记。为防止丢失，所有电子媒体中的文件均应有书面备份，且对其标 识； 4.1.2 发放到供方的受控文件如(图纸、技术规范等),由采购负责发放、登记及回收等管理工作，对需要更 改的由采购及时收回

,更改后再发放或以更改后的新文件调换原文件； 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 质量体系文件的有效版本保存期限为长期，作废保留文件由使用部门保存； 文件保存环境要适宜，防止损坏、变质和丢失，确保文件清晰，易于识别； 质量手册的编码为QM-□□程序文件的编码为QP□□ 质量文件的编码为QMP 文件的版本状态组成：/

;

修订状态，一个小写英语字母a.b.c.d 版本号，一个大写英语字母，如：A、B…... 4.1.7 公司办应对操作方法应要即时进行张贴。

4.1.8 文件控制人员每月对各部门文件和记录的使用情况进行监控，对各部门现场使用的记录(作废后要盖 作废保留章) 输出 内容 部门 申请部门 质量手册、程序文件、体系管理规 公司办 定、电子软件和记录表格 各部门 接受部门 受控文件清单 外来标准

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过程监控内部文件有效性 外部文件有效性 文件更改全面性 技术文件更改实施时间 文件销毁正确性 文件演变历史 格式号 04QP0101-A 04QP0102-A 04QP0103-A 04QP0104-A 04QP0105-A 04QP0106-A 记录名称 文件发放登记表 文件更改审批表 外来文件登记表 分发号一览表 文件回收登记表 文件归档记录 文件名称 质量记录控制程序 频次 使用前 每年 文件更改 实施后 销毁前 更改后 责任部门 使用部门 公司办 公司办、使用部门 实施部门、质管办 技术科 公司办、管理者代表 档案室 保存部门 公 …… 此处隐藏：1748字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……