前台文员的工作职责(3)

（一）电话接听礼仪 .......................................................................................................................... 8

（二）电话接听技巧 .......................................................................................................................... 9

九、日常事务 ...................................................................................................................................... 9

十、会议接待工作 ............................................................................................................................ 10

（一）接待前准备工作 .................................................................................................................... 10

（二）会议中服务工作 .................................................................................................................... 11

（三）会议后完善工作 .................................................................................................................... 11

十一、办公室绿色植物养护标准 .................................................................................................... 11

十二、收发工作规范 ........................................................................................................................ 12

十三、其它责任 ................................................................................................................................ 12

前台接待管理制度及岗位职责

一、目的

公司前台作为公司涉外窗口，经常与客户接触，具有较重大的责任，前台接待直接代表企业形象和服务质量，因此，公司的前台接待必须严格遵守接待工作规范。反之，则会给公司形象造成严重的不良影响。为提升公司的外在形象和服务水平，统一规范前台文员的工作秩序和员工行为及业务操作程序，特制定接待工作规范细则，对接待工作进行细化、具体化。

二、前台接待的工作职责

1、负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员；不遗漏、不延误。

2、对来访客人做好接待、登记、引导工作，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。

3、保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。

4、监督员工每日考勤情况。

5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作。

6、负责办公用品的盘点工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。

7、不定时检查办公用品库存，及时做好后勤保障工作。

8、负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。

9、负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。

10、负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。

11、做好会前准备、会议记录和会后内容整理工作。

12、做好材料收集、档案管理等工作。

13、员工通讯地址和电话簿的更新和管理。

14、办公环境及办公室绿色植物的保养与管理。

15、协助上级完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作。

16、协助上级进行内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。

17、协助综合部主任做好公司各部门之间的协调工作，积极完成上级交办的临时事务。

三、日常工作要求

1前台接待人员应该遵守更加严格的作息时间，平时要在正常工作时间提前20分钟到岗，推迟20分钟下班。

2、前台接待人员在见到入门的领导、同事、宾客后须微笑打招呼问好（早）。

3、工作时间内严禁脱岗、串岗、提前离岗等行为，前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如工作中因公务需暂离工作岗位时，需及时通知办公室人员替岗，并交待清楚。

4、保持前台工作区清洁、整齐，维持前台工作秩序，不浏览与工作不相干的网页、不聊天、不吃零食、不大声喧哗。

5、严格落实《员工日常行为规范》，仪表仪容要求整洁、端庄做到服装整洁、规范，言行举止温和、谦恭，使用文明用语，坐姿端正，站姿挺立。

6、不得翘二郎腿，不得用手支着下巴或做其他不雅的动作，要时刻注意塑造良好的职业形象。

7、台人员不应使用前台电话拨打或接听私人电话，如接听私人电话，应尽可能快的结束通话。