办公室管理)(3)

浅析办公室行政管理的若干问题

内容摘要：办公室行政管理工作是单位正常运转的重要保障。本文主要通过对办公室工作的重要性和工作职能，及需要处理的主要矛盾，对如何在新形势下做好办公室行政管理工作提出建议。

关键词 ： 办公室 行政管理 问题

办公室作为一个综合、全面的办事机构，在单位中是沟通上下的喉咙、协调左右的纽带、传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足，地位举足轻重。结合实际工作，就做好办公室行政管理工作进行了一些思考。

一、充分认识办公室行政工作的重要性

（一）从办公室的地位看，办公室是综合性办事部门，是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”，大量地、经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的。行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上，它担负着日常的办公室事务工作，尽管大多是琐碎的事务、重复的服务，然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如，电话接转看似简单的工作却是代表着联系内外、左右的单位第一形象，它有上级指示、有各种问讯、有情况反映等等，只有做到了既了解单位的整体基本情况，又注意讲话的态度、艺术，才能使来电者满意、信服。

（二）从提高办公室整体效率看，单位各业务部门只负责本业务系统的工作，而每一项工作的各个环节的合理、准确、及时的衔接，都要靠办公室综合协调、处理、解决。只有找准、认识到行政管理工作特定的位置和职能，才能牢固树立全方位服务观念，积极努力、耐心细致地为领导服务、为机关服务、为基层服务，以良好的“窗口”形象，提高办事效率，促进办公室的各项工作有序开展。

二、正确把握办公室的行政管理职能

从行政管理的角度来看，办公室面对的工作主要是上级部门和本单位下达的各项行政工作，面对的人员主要是单位领导和各部门同事。办公室的行政管理职能主要有四个方面：

一是助手作用。按照上级机关的部署，办公室要结合领导的意见，贯彻执行、组织实施和检查落实执行结果，对加强机关管理、维护正常工作秩序、保证工作质量等发挥着重要的作用。

二是参谋作用。办公室人员要经常深入一线，了解基层情况，听取意见、总结经验、提出改革建议，并及时向领导汇报、提出建设性的参考意见，做好领导的参谋。

三是协调作用。办公室在行政管理工作中要负责协调，以维持正常的工作秩序，及时传达上级部门和本单位领导的指示精神，主动协调好各部门的关系，起着承上启下、联系内外的枢纽作用。

四是保障作用。既要保证上级部门和本单位布置的各项具体事务工作及时有效地完成，保证领导集中精力思考和处理工作中的重大问题，又要同单位内各部门建立良好的工作关系，倾听他们的意见，充分调动员工的积极性，齐心协力完成各项任务。

三、办公室工作中需要处理的主要矛盾

（一）大局和小局的矛盾。办公室作为一个综合职能部门，其性质和其他部门的区别主要体现在服务性上这就要求办公室把“一切服从大局，一切服务大局”作为工作的出发点和落脚点，当部门工作与单位的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。同时尽力做好小局工作，因为小局工作是做好大局工作的基础和前提。

（二）主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动

性，但要做好办公室工作，又必须发挥主动性，善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，不要消极等待，要主动着手，提前准备。对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。

（三）“过”与“不及”的矛盾。为领导出主意、当参谋，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。要想领导之所想，急领导之所急，要为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖。要积极谏言，但不能瞎掺和。

四、如何做好办公室行政管理工作

（一）提高服务意识，直面问题和矛盾 办公室面对的多数事务比较繁琐、复杂，且矛盾和问题也比较集中，因此，在增进理解、化解矛盾、改进工作方面应采取行之有效的办法，来强化政务、搞好事务、规范服务，做到提高效率，事半功倍。提高服务意识，化解多方矛盾。办公室作为一个综合部门，其服务的特殊性要求办公室要有“围绕中心，服务大局”的意识，切实处理好“小局”与“大局”的矛盾，把大局意识作为办公室工作的出发点和落脚点，自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性，切实处理好“被动”与“主动”的矛盾，要善于在被动中求主动，变被动为主动。对一些常规性、规律性、阶段性等确定性工作，要主动着手、提前准备；对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要积极谋划，灵活应对。为领导当好助手和参谋，切实处理好“主”与“从”的地位，一定要把握“度”，掌握分寸。办公室在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。

（二）强化团队意识，建立良好的合作关系 办公室工作虽然各有分工，各有职责，工作中少数业务依靠个人力量也可完成，但更多的工作要依靠群体的力量合作完成。因此，要保证办公室的整体合

力，必须建立起同事间良好的工作关系，在相互团结、相互支持、相互信任、相互尊重的基础上，凝心聚力、协调配合、开拓创新、勇于奉献，最大限度地发挥每个人的潜在能力。办公室人员还需不断汲取知识，丰富内涵，增进理解，真正实现思想同心、目标同向、工作同步，营造团结和谐的工作氛围。办公室工作“事无巨细皆大事”，工作分工不分家，要取别人之长补自己之短，与其他同事多沟通，多协作，做到爱岗敬业，恪尽职守，在完成自己本职工作的同时，做好与其他同志的协调衔接，集思广益，共同进步，不断提高工作质量和效率。

（三）做好调查研究，为决策提供准确依据 办公室工作要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一项重要任务来抓。要在充分调研的基础上，认真撰写报告，提出可行性建议和意见，为领导决策提供最准确、最真实的依据，发挥调查研究对单位综合性、全局性决策的组织、指导、服务、协调作用。在制订工作目标时，要将预期目标与奋斗目标相结合，提高办事效率。 …… 此处隐藏：691字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……