谈档案信息化建设

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管理科学

谈档案信息化建设

王丽娟

（呼兰区西岗公园，黑龙江哈尔滨150500）

摘要：档案信息化建设是一项浩大的系统工程，涉及的内容很多，而且会随着时代的发展而不断丰富和变化。

关键词：档案；信息化；建设档案信息化是一项全局性、长期性的系统工程。在档案信息化建设中，必须牢固树立和认真落实科学发展观，统筹规划、协调发展，才能全面推动档案信息化建设，更有效地为国民经济和社会发展提供宝贵的信息资源，更好地服务于改革开放和社会主义现代化建设。

1目前全国档案信息化建设概况

我国档案界于20世纪开始运用计算机管理档案的尝试，经过20多年的探索与努力，从中央到地方、从各省市档案馆到各机关档案室，档案管理现代化工作都取得了明显的成绩，从而在硬件和软件方面为推进档案信息化建设打下了一定的基础。

国家档案局在2000年提出了推进档案信息化建设的任务。从

据不这两年来的发展看，全国的形势很好，已经取得了初步的成效。

完全统计，近两年来，各级政府对省级以上综合档案馆的信息化建设投入60000多万元；全国各级各类档案馆、档案室计算机拥有量约35000台；网络设备、输入输出设备、数字化转换设备等近1000台(套)；省级以上档案馆建立机读目录2000多万条，对外开放目录700多万条。15个省级档案馆与当地政府办公网络系统联通，北京、上海等24个省级和计划单列市、副省级市档案馆开通了面向社会的档案网站。

目前，深圳、浙江、福建、青岛等省市都在部署建设数字档案馆，并且已经取得了重大进展。尤其是深圳市率先在全国开始数字档案馆的建设，并对电子文件这种档案新形式的接收管理进行了有益的尝试，标志着全国档案信息化建设全面提速。据悉，目前世界上只有美国、英国、澳大利亚等少数发达国家正在建设数字档案馆。《人民日报》、《光明日报》、《经济日报》和中央电视台等新闻媒体相继进行了报道，对其建设速度和质量给予了高度评价。

2002年11月25日，国家档案局以档发[2002]8号文件正式发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是“十五”期间全国档案事业发展惟一的一个专项规划，是第一个全国档案信息化建设规划，是为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作开展的一项具体举措。随着《实施纲要》的深入贯彻落实，必将对全国档案信息化建设产生重大的积极影响。

按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，到“十五”计划末期，我国应用计算机管理档案的普及率，在东部地区省级机关档案

县以上各级国家档案馆将达70％；中西部地区省级部门将达90％，

机关档案部门达80％，县以上各级国家档案馆达到50％。对北京、天津、江苏3个省市提出了要有80％的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通的要求。在档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设以及档案信息化人才队伍建设等方面都提出了具体任务。

2档案信息化的意义长期以来，档案工作由于受经费紧张、设备落后、管理手段和思想观念陈旧等方面的制约，档案原生信息的重要作用没有得到充分的发挥，也对档案事业的建设和发展带来了影响。因此，我们大力推进档案信息化建设，将对传统意义上的档案事业的建设与发展产生重大的影响，其作用和意义是十分深远的。

2．1档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分档案是国民经济和社会发展的重要基础性战略信息资源，档案信息有着不可替代的原始性、真实性、可靠性和广泛的社会性等信息主体特点。馆藏的非数字档案和政务网不断产生的数字档案，只有通过先进的数字技术、网络技术以及计算机技术进行数字化改

造、管理和资源整合，建立规范化、可共享的分布式档案基础数据库；构筑国家档案信息资源共享体系，依托国家政务信息网，面向各级机关、面向广大群众，真正实现网络环境下档案信息资源的价值和使用价值，充分发挥档案信息的社会效益和经济效益，实现档案信息资源的社会共享，才能保留真正成为信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源，更好地为改革开放和社会主义现代化建设服

因此，要把档案资源的信息化摆在优先发展的战略位置，将档案务。

信息化纳入国民经济和社会信息化的重要范畴。

2．2档案信息化是档案事业改革与发展的内在要求在国家信息化的大环境下，档案信息化是档案事业发展的优先战略选择，是新时期档案事业发展的内在要求和根本动力。长期以

半封闭来，受档案保管和利用环境的制约，档案管理基本处于封闭、

的管理状态。手丁检索手段落后；丰富的档案信息宝藏“锁在深宫无人识”，档案馆“门前冷落鞍马稀”；馆藏逐年递增，但档案利用率却没有同步增长；海量档案馆藏信息与档案利用率之间存在着巨大落差；可以反复利用的档案信息资源得不到有效的流通与共享，档案馆与利用者之间存在着一条无形的屏障。

3档案信息化建设的科学发展观首先，要制定科学的发展规划，要结合国家制定的国民经济信息化战略，按照档案信息化中长期发展计划的要求，确定档案信息化的目标、措施、步骤与要求，分别制定以档案信息数据库、档案信息网络设施建设为重点的工程项目建设计划，并且积极争取将计划纳入政府发展规划和信息化项目建设工作计划。特别是要对信息化涉及的馆际合作、资源配置、协作开发、信息共享、网络建设等问题进行充分的可行性研究，制定科学的工作计划，扎实推进计划的实施。

其次，要遵循“以档案信息资源建设为核心、以信息技术的应用为基础、以档案信息资源的社会共享为目标”的档案信息化发展思路，通过档案数字化，建立起各级各类、分布式、规范化、可共享的档案数据库，构筑全国档案信息资源体系与共享体系。

再次，要建立统一的数据标准。档案数据的交换、档案的数字化和信息共享都有赖于统一的标准和规范。因此，要统一数据标准，为电子文件与电子档案的产生、收集、管理和档案目录数据库的建设提供规范的依据，并要加强数据规范的指导和检查工作。

4结论

经过信息化、数字化的档案资源是可重复、多平合利用的信息资源。档案事业的发展只有朝着信息化的发展目标迈进，才能发挥档案的价值，提高档案工作的社会地位，实现档案事业的跨跃式发展。也只有通过信息化，建立国家档案信息资源灾难备份体系，才能确保档案信息在任何条件、任何环境下的安全，确保在各种灾难发生时提供档案信息的及时恢复与利用服务，充分体现档案信息资源的战略储备作用。

参考文献

[1]王庆云.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2002.[2]曹兴凤.科技档案管理与利用[M].北京：中国农业科学技术出版社，2009.